5 conseils pour réussir un appel d’offre d’agence de communication

 5 conseils afin de réussir votre appel d’offre d'agence de communication

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Il n’est pas évident de trouver THE agence. Celle qui vous représentera du mieux possible, qui orientera la satisfaction du client et qui, indéniablement, augmentera votre chiffre d’affaire…

L’appel d’offre d'agence de communication et toutes ses complexités interviennent ici. Vous vous interroger sur la manière dont vous pouvez départager les agences venues vous séduire ? Comment faire pour rester impartial ? Comment garder la tête froide pour les bienfaits de votre entreprise ?

Nous vous livrons nos meilleurs conseils afin que cet appel d’offre d'agence de communication se déroule dans les meilleures conditions.

De par notre expérience en compétition  d'agence de communication ainsi que de l’autre côté du miroir (non on ne parle pas d’Alice au pays des merveilles), il est de notre avis de respecter 5 grandes étapes :

  • Rédaction d’un brief qualifié et de qualité
  • Pré-sélection des agences correspondant à votre projet
  • Présentation du brief aux prestataires
  • 1er tour dans le but de sélectionner les meilleures agences
  • 2ème et dernier tour afin de trouver votre agence

Rédaction du brief pour un appel d'offre d'agence de communication

Un appel d’offre réussi passe par un brief clair et riche en informations. La qualité du brief permet aux prestataires de livrer un rendu davantage pertinent.

Nous vous conseillons d’utiliser des présentations sobres mais efficace, notamment sur votre PowerPoint. Oubliez les éléments visuels non indispensables à la compréhension du brief. Bien évidemment le design de votre brief s’adapte aux valeurs et à l’image de l’entreprise. A vous d’opter pour le choix le plus stratégique.

Afin de bien l’organiser, utilisez la technique de « l’entonnoir » soit, commencer par les informations globales en amont pour se diriger vers les détails en aval.

Exemple d’un sommaire de brief :

  1.  Votre société
  2.  Votre marché
  3.  Votre positionnement
  4.  Votre image
  5.  Vos objectifs marketing
  6.  Vos objectifs en communication
  7.  Vos cibles
  8.  Vos valeurs, votre culture
  9.  Votre demande
  10. 10/ Vos attentes vis-à-vis de votre future agence / freelance
  11. 11/ Votre enveloppe budgétaire
  12. 12/ Vos règles

 

N’hésitez pas à consulter notre article sur « Comment rédiger un brief » pour plus d’informations quant à la réalisation d’un brief parfait. Nous avons mis à votre disposition également un outil pour mieux rédiger un brief en ligne afin de vous simplifier la tâche. C’est un exercice difficile, où l’accompagnement de professionnels est capital afin de le rendre optimal.

Pré-sélections des agences correspondant à votre appel d'offre

La pré-sélection permet de déterminer l’agence en adéquation avec votre projet. Cette étape est chronophage et nécessite une parfaite connaissance du marché des agences. Il est donc important d’avoir à faire à professionel ayant une vision globale et experte du sujet en question.

Feat’R intervient ici pour vous aider à sélectionner les agences les plus en adéquation avec votre projet. Notre expérience en agence, et par extension en appel d’offre d’agence de communication, ainsi que notre carnet d’adresse nous permettent de vous proposer les meilleures agences en fonction des divers domaines / secteurs de la communication.

Nous étudions attentivement les réalisations des diverses agences, ainsi que leur structure (employés, comment fonctionne les équipes, disponibilités à vous accorder) pour vous guider dans votre choix final. De plus, nous ne sélectionnons pas plus de 5 agences car rencontrer une agence nécessite du temps de votre part et une implication particulière.

D’autre part, de nombreuses agences refusent de concourir si le nombre d’agence est trop important. Indéniablement, si les agences sont au courant qu’elles ne sont que 3 en short-list, le travail fourni sera plus complet et plus qualitatif. Plus les agences sont nombreuses, plus les chances de remporter le contrat final sont minces.

Très important, nous conseillons de faire appel à des personnes extérieures ainsi qu’à tous les décideurs

Responsable marketing, responsable de communication, responsable achat et des personnes ayant une vision plus éloignée du projet responsable technique, salariés, chef de produit et leur demander leurs avis.

Le choix de la bonne agence de communication concerne tous les membres de l’entreprise, faites un choix stratégique en prenant en compte tous les avis (professionnels ou non).

Après avoir identifié les agences, nous leur expliquons succinctement les motifs de votre appel d’offre.

  • La date de présentation de votre brief, le lieu, l’horaire
  • Les modalités du 1er tour
  • Les modalités du 2nd tour
réussir appel d'offre agence de communication

Présentation du brief aux agences

Recevez vos agences décemment. Imprimez autant d’exemplaires de brief que de personnes présentes lors de la présentation afin qu’ils puissent prendre des notes et répartir le temps efficacement.

Afin de mieux cerner les personnes présentes, présentez-vous-en quelques phrases (le rôle de chacun dans l’entreprise, vos valeurs…) puis faites un tour de table.

Votre présentation peut commencer.

Tips !

Votre présentation n’est pas censée excéder 45 mns + 15 mns de questions ouvertes. De telle sorte que vous ne perdiez pas l’attention de vos interlocuteurs et également, puisque la durée fait partie des contraintes d’une agence lors de la présentation de leur rendu final. Tout le monde sur un même pied d’égalité.

Le premier tour de l'appel d'offre d'agence de communication

Après avoir fait notre pré-sélection nous vous soumettons nos propositions. Vous recevrez alors une note d’intention décrivant le projet de manière assez succincte. N’hésitez pas à rappeler à vos agences que pour ce premier tour, seul des recommandations sont attendues et qu’aucune présentation visuelle ne sera présentée.

Pour quelle raison ? C’est simple, le but de ce rendez-vous est de cerner l’approche des agences et de ne surtout pas se laisser « amadouer » par des visuels attractifs, ludiques… Ce premier tour va permettre de mesurer le degré de compréhension et d’analyse de vos besoins.

Pour le D-Day, n’omettez pas de rappeler les règles et conditions de votre appel d’offre.

Nous vous conseillons également de mettre en place une grille de notation des agences de communication afin d’évaluer de manière juste et reprenant les grands axes de votre brief.

Exemple de grille de notation pour agence de communication

Agence concernée  ………………………….. Note estimée
Compréhension de la problématique commentaire /10
Niveau de connaissance du marché et de ses spécificités commentaire /10
Clarté et pertinence des recommandations commentaire /10
Qualité et originalité du dispositif proposé commentaire /10
Capacité à obtenir et mesurer les résultats commentaire /10
Pertinence de la proposition financière commentaire /10
Qualité de l’équipe proposée commentaire /10

Nous vous conseillons de détailler la valeur des critères définis afin de mieux affiner votre requête.

Après avoir établi votre grille de notation, comparez les différentes grilles afin de retenir les agences les plus performantes. Nous vous conseillons de faire ressortir 3 agences maximum pour le 2nd tour.

Laissez-vous le temps de la réflexion. Mais n’excluez pas le fait que les agences nécessitent également du temps pour revoir leurs propositions entre le 1er et le 2nd tour en fonction des diverses recommandations que vous leur aurez indiquées.

Appelez les agences non retenues et prenez le temps d’expliquer les raisons de votre refus. Vous leur devez au moins ça après le travail qu’elles auront fourni.

Le second tour de votre appel d'offre

Le second tour permet aux agence d’aller plus loin, elles peuvent exposer plus en profondeur leur projet notamment leurs aspirations créatives. Rappelez-leur en début de présentation les règles de votre appel d’offre, respectez le temps imparti (n’oublier le temps prévu pour les questions/réponses), et prenez le temps d’échanger avec les agences une par une.

Préparez également une ultime grille plus qualitative que la précédente afin d’évaluer les présentations jusqu’au moindre détail. Cette grille est capitale pour ne rien oublier et surtout pour ne pas faire le mauvais choix !

Même schéma que pour le 1er tour, contactez par téléphone les agences non reçues en expliquant les points forts et les faiblesses (et oui, après un refus des paroles positives font toujours du bien).

Prenez quelques jours de réflexion mais n’oubliez pas que le travail avec votre future agence est encore long, ne tardez pas trop quant à la décision finale.

Vous pouvez désormais rédiger les contrats, et commencer votre grand projet !

Bien évidemment, ce top 5 de conseils est succinct est déclinable sur d’autre types d’appel d’offre allant de l’appel d’offre de publicité ou marketing ainsi qu’en appel d’offre de communication graphique ou digitale. C’est toute la magie de la communication !

Quand faire un appel d'offre ?

Rappelons que l’appel d’offre doit s’adapter à chaque problématique ainsi qu’à chaque annonceur, l’intérêt du conseil en agence est ici de pouvoir vous faciliter la recherche et l'identification de la meilleure agence.

Si vous êtes arrivés au bout de ces conseils tant mieux, car votre appel d’offre sera tout à fait performant tout comme le choix de votre future agence et votre projet à l’image de ce travail de qualité.

Si on vous a perdu en cours de route c’est bien dommage car ces quelques conseil sont là pour vous aider à devenir un As de l’appel d’offre.

By | 2017-03-30T10:29:16+00:00 avril 3rd, 2017|

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Photo du profil de Bruno Langlade
Mes expériences en agence et chez l’annonceur m’ont amené au constat qu’il est difficile d’identifier un prestataire spécialisé pour un projet en communication tant il en existe en France. Le nombre d’agences en capacité de répondre est souvent trop important ; comment faire le bon choix, trouver celui qui sera le plus performant ? Feat’R est né de ce constat : il existe des milliers d’agences, comment trouver celle qui me correspond ?
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