La transformation digitale interne : Les chats avec l'intelligence artificielle la solution pour optimiser la collaboration ?

Transformation digitale interne

La “transformation digitale”, ce sont les deux mots dont tout le monde parle, que ce soit du côté personnel ou bien du côté professionnel. Dans la vie de tous les jours, l’achat d’un nouvel objet, d’une nouvelle solution digitale permettant de vous simplifier la vie peut avoir un gros impact comme il peut ne rien changer du tout. Dans le monde professionnel, ces changements qui viennent perturber et changer notre manière de travailler doivent être mûrement réfléchis car ils peuvent avoir d’énormes répercussions sur l’entreprise.

Rappelez vous de ce temps où l’on stockait nos données sur papier dans des classeurs, et regardez comment sont stockées nos données aujourd’hui ?

Nous avons dépassé l’époque des supports externes et supports papier. Tout ce qui est important peut aujourd’hui être stocké dans le cloud, qui permet de  consulter les documents et informations depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet.

Aurions-nous imaginé cela il y a 20 ans ?

Certainement pas. Mais nous évoluons en suivant les progrès technologiques et cela est bien parti pour durer.

Quels outils pour mieux faire collaborer ses  équipes ?

Aujourd’hui, les tendances permettant le travail à distance, que ce soit depuis son domicile  ou bien depuis un autre pays, sont en hausse. La digitalisation de nos échanges permet aux entreprises d’avoir un processus de recrutement simplifié et digitalisé. Ainsi des talents venus d’horizons différents rejoignent des équipes et cela crée une multiculturalité au sein des équipes de travail. Les employés d’une même entreprise peuvent travailler au quatre coin du monde en utilisant des outils  de communications comme les plateformes de collaboration - c’est comme si tout le monde travaillait dans le même bureau alors que plusieurs milliers de kilomètres séparent parfois les employés. Les entreprises utilisent de plus en plus d’outils initialement prévus pour un usage personnels, pour leurs équipes de travail, comme Festify (les playlists Spotify pour les groupes).

La fin de l'email interne ?

Les mails commencent à être remplacé, car beaucoup critiquent le temps perdu sur des chaînes d’emails à rallonge. En effet, nous sommes obligés d’attendre une réponse à chaque email afin de pouvoir avancer sur notre projet, il suffit que les pièces jointes envoyées ne soient pas les bonnes, qu’il y ait une erreur dans l’adresse… pour être bloqué pendant de longues minutes voire plusieurs heures. En plus de représenter une perte de temps, l’envoi et la réception de mails constituent un fouilli sans nom au sein de nos boîtes de réceptions. Nous avons donc créé une alternative supposée être plus simple et plus rapide comparé aux mails : les chats d’entreprise.

transformation digitale interne les chats avec IA

Le chat interne intelligent pour faciliter l'échange interne et externe ?

Ces derniers nous permettent de discuter avec nos équipes et de partager des fichiers de manière simple. Mais au fil du temps il a été démontré que ces outils supposés nous aider à être plus efficace dans nos échanges, devenaient une sorte de nuisance, voire même une addiction, nous rendant ainsi contre-productif. Nous parlons énormément via ces chats mais ils ne nous permettent pas de passer concrètement à l’action.

Il faut donc un moyen de contrer ce manque de “deep work”. Certains chats ont subi des transformations pour devenir des plateformes de collaboration incluant désormais plus de fonctionnalités, spécialement pour les équipes et les professionnels. Elles permettent de discuter, partager des documents, de gérer les tâches le tout dans des salles de conversations correspondant la plupart du temps à un département d’une entreprise ou à une équipe spécifique. Ainsi, toutes les conversations, contenant de nouvelles idées, de nouveaux projets, ou encore tous vos documents échangés avec vos collègues sont stockés, toujours à jour et traçables. De plus, certaines plateformes permettent une intégration de plusieurs applications de collaboration,  vous permettant de travailler depuis leurs plateformes tout en continuant à utiliser les outils que vous avez l’habitude d’utiliser (Google Drive,Dropbox, …) .

Avec ces fonctionnalités en plus, les chats d’entreprises font augmenter la productivité des équipes de façon considérable. En effet, ils permettent de faire gagner beaucoup de temps et d’énergie sur la mise en place des tâches et des projets. Et nous le savons tous, le temps c’est de l’argent! Puisque les outils que nous utilisons tous les jours sont tous sur la même plateforme de collaboration, nous ne perdons plus de temps à basculer d’un outil à un autre, à se connecter sur un autre outil, à fouiller parmis 1001 onglets internet ouverts… Si nous avons juste une simple question à poser à un collègue, plus besoin de s’embêter à envoyer un long mail et d’attendre longtemps une réponse, avec un chat c’est beaucoup plus rapide.

L'intelligence artificielle au service des plateformes de collaborations pour faciliter la gestion des taches

En allant plus loin, certaines entreprises, sont actuellement au cœur d’un enjeu important pour le futur : l’intelligence artificielle. En effet l’IA se retrouve au sein de plus en plus d’objets qui sont présents dans nos vies quotidiennement. Nous sommes aujourd’hui capable de créer des objets - qui nous simplifient déjà la vie - avec une intelligence interne pour nous simplifier encore plus la vie. Ainsi des assistants personnels, des robots ou encore des logiciels incluant cette intelligence artificielle voient le jour. Alors pourquoi pas des plateformes de collaboration incluant un système intelligent ? Certaines plateformes de collaborations intègrent aujourd’hui une IA pour faciliter la gestion de tâche des entreprises en proposant de convertir automatiquement en tâche un message qui ressemble à une tâche, le tout sans le moindre effort à faire, si ce n’est un clic sur son trackpad.

exemple de chat avec intelligence artificielle

Les plateformes de gestion de tâches et chat constituent une vraie aide pour les équipe professionnelles, nous vous conseillons vivement d’essayer une des solutions qui existent sur le marché. De plus en plus, le monde et les entreprises se digitalisent alors pourquoi pas vous aussi?

La force de la solution Hibox

Vous n’avez plus besoin de toujours jongler entre les différents outils pour être productif. Hibox résou les 3 principaux problèmes de la collaboration:

  1. Une communication plus rapide et mieux organisée (messagerie instantanée),
  2. Mieux suivre les tâches et les projets (gestion des tâches),
  3. Discussions en temps réel pour les équipes éloignées géographiquement (vidéoconférence).

transformation digitale interne quelles solutions

Quelles solutions de chat avec IA utiliser ?

C’est le cas d’Hibox par exemple qui est une plateforme de collaboration incluant chat, vidéoconférence, et management de tâche assisté par Intelligence Artificielle. Cette plateforme ne nécessite aucun téléchargement, aucun plugin ni intégration. L’inscription suffit à vous donner accès à toutes les fonctionnalités et à l’Intelligence Artificielle. Cette startup ayant vu le jour en Amérique Latine est fraîchement arrivée sur le marché digital Européen en s’implantant à Barcelone. Au programme, de nouvelles fonctionnalités sont en test comme l’utilisation de l’IA pour analyser la charge de travail des équipes et ainsi automatiquement assigner les nouvelles tâches aux employés étant les plus disponibles. Hibox pourra bientôt détecter quel utilisateur est le meilleur choix pour effectuer certaines tâches - basé sur la liste des compétences et la performance des tâches accomplies précédemment. Grâce à l’Intelligence Artificielle, vous pourrez même savoir combien de temps un projet vous prendra!

 > Découvrir la solution Hibox

Travaillez mieux en équipe.

Ces solutions conviennent dans la plupart du temps à tout type d’entreprise, dans des secteurs assez variés. Les équipes ou agences de marketing sont particulièrement friandes de ces solutions de collaboration. En effet, en travaillant à distance avec certains clients ou bien avec certains designers, il faut réussir à coordonner les idées entre toutes les parties afin que le résultat final soit celui attendu. La vidéoconférence permet les actions de brainstorming, le chat noter les idées tout au long de la discussion et d’échanger les fichiers supports. La fonction gestion de tâche permet de suivre l’avancement et d’assigner les différentes actions aux différents utilisateurs. La possibilité de fixer des deadlines aux tâches permet d’être sûr de rendre les projets en temps et en heure et la vue calendrier de suivre l’avancement des projets.